HelloAsso 4 : Correspondances des inscrits
Découvrez comment B-Asso identifie les correspondances entre les inscrits provenant d’HelloAsso et les adhérents, contacts et tiers déjà enregistrés dans votre association.
Automatisez le traitement des informations HelloAsso
B-Asso est connecté aux données d’HelloAsso. Lors de la connexion à votre compte HelloAsso ou lors de l’actualisation des données, B-Asso recherche automatiquement les correspondances avec les informations déjà présentes dans votre base.
Lorsque B-Asso ne peut pas déterminer une correspondance avec certitude, il vous demande de la vérifier.
Cette étape permet ensuite à B-Asso de gérer automatiquement les informations reçues depuis HelloAsso.
Différenciez les payeurs et les inscrits
Les payeurs sont les personnes ayant procédé à la commande sur HelloAsso.
Les inscrits sont les personnes qui bénéficient de l’inscription, mais qui n’ont pas nécessairement effectué elles-mêmes le paiement.
Dans B-Asso, seules les campagnes d’adhésion (cotisations) peuvent être gérées pour le moment. À terme, les activités et les matériels pourront également être gérés automatiquement.
Laissez B-Asso rechercher les correspondances
B-Asso commence par rechercher automatiquement les personnes dont le nom, le prénom et l’adresse e-mail sont identiques entre les données reçues depuis HelloAsso et celles déjà enregistrées dans B-Asso.
Le logiciel recherche ensuite les personnes ayant des noms et prénoms identiques et vous propose les correspondances trouvées afin que vous puissiez les vérifier.
Une confirmation est notamment nécessaire pour :
- Les payeurs HelloAsso qui ne figurent pas encore dans la liste des tiers
- Les tiers qui ne disposent pas encore d’une fiche contact ou adhérent
Vérifiez les correspondances proposées
Pour chaque personne proposée, vérifiez que l’inscrit HelloAsso correspond bien à l’adhérent ou au contact, ainsi qu’au tiers présélectionné.
Le nombre d’inscrits à traiter ainsi que votre progression sont affichés en haut à droite de la fenêtre.
Par exemple, si 2 011 inscrits doivent être vérifiés et que vous traitez actuellement le 1 361e, B-Asso affichera 1361/2011.
Lorsque B-Asso ne dispose que du nom et du prénom, il n’est pas possible de certifier automatiquement qu’un inscrit HelloAsso correspond à l’adhérent présent dans votre base. Ces correspondances doivent donc être vérifiées.
Recherchez ou créez les fiches nécessaires
Lorsqu’il s’agit d’un payeur, vous pouvez valider une correspondance existante, rechercher une fiche ou en créer une nouvelle.
Vous pouvez ainsi rechercher ou créer :
- Un adhérent ou un contact
- Un tiers
S’il s’agit d’un payeur et que les rubriques concernant le tiers sont vides, celui-ci sera créé automatiquement.
Validez ou ignorez l’inscrit
Après avoir vérifié les informations et les correspondances, vous devez choisir de valider ou ignorer l’inscrit.
- Valider : les informations validées sont conservées afin de pouvoir être utilisées ailleurs dans B-Asso.
- Ignorer : si cet adhérent ne vous est pas, ou plus, nécessaire, ses données ne seront pas à traiter.
Vous pouvez interrompre à tout moment la procédure de correspondance en cliquant sur la croix dorée située en haut à droite.
Modifiez si nécessaire le type d’adhérent
Pour les adhérents, vous pouvez également modifier le type d’adhérent lors du traitement de la correspondance.
Cette modification n’est pas nécessaire si vous avez déjà associé un article HelloAsso à un type d’adhérent, comme expliqué dans le tutoriel précédent.
B-Asso peut maintenant exploiter vos données HelloAsso
Une fois les correspondances entre les inscrits HelloAsso, les adhérents, les contacts et les tiers vérifiées, B-Asso peut réutiliser ces informations pour automatiser le traitement des données reçues.
Découvrez les autres tutoriels HelloAsso
Retrouvez nos guides pour connecter HelloAsso à B-Asso et automatiser le traitement de vos adhésions et cotisations.
