Foire aux questions

Comment s’inscrire à ALICIA ?

Il faut s’inscrire depuis le lien direct suivant :
https://alicia.b-asso.fr/alicia/?inscription

En cas de blocage persistant, contactez le support : support@b-asso.fr, en indiquant le nom de l’APEL, l’adresse email utilisée et une capture de l’erreur.

À noter qu’il est préférable d’éviter les navigateurs Safari et Firefox qui peuvent provoquer des erreurs d’affichage.

Peut-on s’inscrire individuellement ou faut-il attendre une proposition du département ?

Une APEL peut s’inscrire directement. Dans certains départements, une prise en charge groupée peut être proposée, mais ce n’est pas une obligation générale. Chaque département peut choisir son organisation.

Une APEL départementale peut-elle avoir accès aux comptes des établissements ?

L’Apel départementale est « membre de droit » du conseil d’administration. À ce titre, elle est informée par tous moyens de la marche de l’association et de sa situation financière. Dès lors, donner un accès en consultation à ALICIA est une méthode facilitant cette information.

Faut-il le faire voter en CA ou en AG ?

Non.

Quel est le coût d’ALICIA ?

Le tarif annoncé est de 72 € pour l’année scolaire 2026/2027, qui pourra être maintenu si le volume de souscription est au rendez-vous, ou légèrement ajusté.

L’essai gratuit jusqu’au 31/07/2026 engage-t-il l’APEL ?

Non. L’essai est gratuit jusqu’au 31 juillet 2026 et n’entraîne pas d’engagement automatique.

Le tarif de 72 € est-il seulement valable la première année ?

Le tarif pourra être maintenu si le volume de souscription est au rendez-vous, ou légèrement ajusté. Toute évolution tarifaire éventuelle ferait l’objet d’une information préalable.

Le tarif est-il tout compris ?

Oui, pour l’usage standard d’ALICIA destiné aux APEL. Toutes les fonctionnalités et la synchronisation bancaire sont incluses. Seul l’envoi de SMS est soumis à l’achat d’un pack.

Une APEL départementale peut-elle payer pour les APEL d’établissement ?

Oui, c’est possible. Une facturation peut être adressée au département si celui-ci souhaite prendre en charge les abonnements de ses APEL d’établissement.

Peut-on avoir une démonstration du logiciel ?

Oui, il est possible d’accéder à un espace de démonstration gratuitement, depuis la page d’inscription :
https://alicia.b-asso.fr/alicia/?inscription

Une formation est-elle prévue lors de l’inscription ?

Oui, un accompagnement à la prise en main est prévu : tutoriels, support en ligne, aide par email, et possibilité de webinaires de formation groupés et facturés.

Y a-t-il des modules de formation intégrés dans le logiciel ?

ALICIA s’appuie sur les tutoriels et ressources de B-Asso. Des supports spécifiques APEL peuvent être ajoutés progressivement pour accompagner les trésoriers, présidents et secrétaires.

Peut-on importer les adhérents avec un fichier Excel ?

Oui. Les adhérents peuvent être importés à partir d’un fichier préparé, au format Excel préformaté.

Peut-on reprendre les données d’un ancien tableur Excel ?

Oui, une reprise est possible à partir d’un fichier Excel, sous réserve d’utiliser les fonctions d’imports et fichiers préformatés : matériels, écritures comptables, contacts.

Peut-on transférer les données depuis Sage ou un autre logiciel ?

Oui, une reprise est possible à partir d’un fichier Excel, sous réserve d’utiliser les fonctions d’imports et fichiers préformatés : adhérents, matériels, écritures comptables, contacts.

Si on abandonne ALICIA, peut-on récupérer l’historique ?

Oui. Les données peuvent être exportées, notamment sous forme de fichiers Excel ou PDF, afin que l’APEL conserve son historique.

Quel est le niveau de protection des données ?

ALICIA est une solution en ligne sécurisée, avec des accès individualisés par utilisateur. Les données de chaque APEL sont séparées et accessibles uniquement aux personnes autorisées. Les droits peuvent être paramétrés selon les profils : consultation, saisie ou absence d’accès. Les données sont sauvegardées toutes les nuits sur un serveur délocalisé.

Si un compte est piraté, toutes les APEL sont-elles accessibles ?

Non, un utilisateur n’a accès qu’aux espaces pour lesquels il est autorisé.

Les données d’une APEL sont-elles visibles par une autre APEL ?

Non. Les données sont cloisonnées par structure.

Quelle est la capacité de stockage ?

Le stockage inclus est de 1 Go par structure. Il permet de conserver des documents et justificatifs utiles à la gestion.

Peut-on créer des profils avec des droits différents ?

Oui. Il est possible d’attribuer des droits différents selon les utilisateurs : accès en écriture, accès en consultation ou absence d’accès à certains modules.

Une APEL départementale peut-elle avoir accès aux comptes des établissements ?

C’est possible si l’APEL d’établissement l’autorise. Cet accès n’est pas automatique.

Faut-il le faire voter en CA ou en AG ?

Il est recommandé de faire valider en interne la souscription à ALICIA. Selon votre organisation, cela peut être décidé en bureau, CA ou AG.

Un plan comptable APEL est-il déjà créé ?

Oui. ALICIA propose un plan comptable associatif adapté aux APEL.

ALICIA est-il adapté à une académie ou un département avec salariés ?

Oui, mais il faut distinguer les besoins. ALICIA est pensé pour une comptabilité associative simple et analytique. Pour une structure avec salariés ou obligations comptables plus lourdes, un échange préalable avec votre comptable est recommandé.

Peut-on sortir un compte de résultat et un bilan financier ?

Oui, ALICIA permet de générer des documents de synthèse utiles pour l’assemblée générale : compte de résultat, bilan financier, suivi des actions, comparatifs, etc.

Peut-on gérer les espèces ?

Oui, les mouvements en espèces peuvent être saisis dans la comptabilité via un compte dit « de caisse ».

Peut-on télécharger un FEC ?

ALICIA propose l’export d’un FEC au format attendu par un cabinet comptable.

ALICIA remplace-t-il un logiciel comptable utilisé par un cabinet ?

ALICIA peut suffire pour beaucoup d’APEL qui tiennent une comptabilité de trésorerie simple. Il peut aussi servir d’outil de suivi interne et de centralisation des pièces.

Peut-on créer des reçus ?

Oui, ALICIA peut permettre d’éditer des reçus de cotisations, paiement d’activités, de matériels ou documents de suivi.

Peut-on générer des CERFA de dons ?

Une APEL peut recevoir des dons. ALICIA peut aider à tracer les dons et produire des reçus simples, mais l’émission de CERFA fiscaux dépend de l’éligibilité juridique de l’association.

Voir la FAQ des APEL

Peut-on enregistrer les justificatifs de dépenses ?

Oui, ALICIA permet de centraliser des documents et justificatifs.

Le dépôt des documents remplace-t-il l’archivage papier ?

Le stockage numérique facilite l’archivage et la transmission, mais il faut vérifier les règles applicables aux documents originaux selon leur nature.

Peut-on importer des relevés bancaires ?

Oui, l’import de fichiers bancaires ou de relevés est possible en préparant un fichier Excel préformaté.

Y a-t-il une connexion avec SumUp ou Paypal ?

La synchronisation bancaire via Bridge permet la connexion à un compte SumUp ou Paypal.

Y a-t-il une connexion avec PayAsso ?

Il n’existe pas de connexion avec le service PayAsso.

Y a-t-il une connexion avec HelloAsso ?

Via la page HelloAsso du menu ASSOCIATION, connectez votre compte HelloAsso sur ALICIA et remontez les données : payeur, montant, articles commandés et détails.

Existe-t-il une application mobile ?

ALICIA est accessible en ligne depuis un navigateur. L’interface n’est pas optimisée pour mobile.

Peut-on scanner des factures depuis un téléphone ?

Oui, en scannant le QR-code depuis la page détaillant la transaction, puis en prenant en photo la pièce jointe à intégrer.

Y a-t-il une gestion de stock ?

Le module Matériel permet la gestion de stock, entrées, sorties, prêts, ventes et factures.

Y a-t-il un module de facturation ?

Oui, il est possible d’éditer des devis et de les transformer en facture. Il est également possible de créer et dupliquer des factures.