HelloAsso 2 : Correspondances des champs libres
Découvrez comment associer les champs libres de vos formulaires HelloAsso aux informations des fiches adhérents, contacts et tiers dans B-Asso.
Faites correspondre les données HelloAsso avec B-Asso
B-Asso est connecté aux données d’HelloAsso. Lors de la connexion à votre compte HelloAsso ou lors de l’actualisation des données, B-Asso recherche les correspondances et vous interroge lorsqu’il ne peut pas déterminer automatiquement certaines informations.
Ces correspondances permettent ensuite à B-Asso de gérer automatiquement les informations reçues depuis HelloAsso.
Identifiez les champs libres HelloAsso
Des champs libres peuvent être ajoutés à vos formulaires HelloAsso afin de récolter des informations supplémentaires lors de l’inscription de vos adhérents ou contacts.
Il faut ensuite indiquer à B-Asso à quel champ de vos fiches correspond chacune des informations récupérées depuis HelloAsso.
Consultez les informations du champ libre
Sur la partie gauche de la fenêtre, consacrée aux données HelloAsso, vous retrouvez :
- Le nom de la campagne
- Le nom du champ libre tel qu’il est renseigné sur HelloAsso
- Un exemple des données récoltées
Choisissez les champs correspondants dans B-Asso
Sur la partie droite de la fenêtre, B-Asso propose trois listes déroulantes. Elles permettent d’associer le champ HelloAsso aux champs disponibles dans les différents types de fiches.
- Adhérents : personnes membres de votre association
- Contacts : personnes extérieures à votre association
- Tiers : fournisseurs ou clients de l’association ayant une interaction en comptabilité
Associez le champ HelloAsso aux fiches B-Asso
Dans chacune des listes déroulantes, sélectionnez le champ correspondant au champ libre HelloAsso.
Vous pouvez ainsi définir où l’information doit être enregistrée lorsqu’elle concerne un adhérent, un contact ou un tiers.
Le nombre total de champs à traiter ainsi que votre progression sont affichés en haut à droite. Par exemple, si 7 champs doivent être traités et que vous êtes sur le premier, B-Asso affiche 1/7.
Validez ou ignorez le champ libre
Une fois les correspondances définies, vous devez choisir de valider ou ignorer le champ libre.
- Valider : les informations validées sont conservées afin de pouvoir être utilisées ailleurs dans B-Asso.
- Ignorer : si ce champ libre ne vous est pas, ou plus, nécessaire, ses données ne seront pas à traiter.
Vous pouvez interrompre à tout moment la procédure de correspondance à l’aide de la croix dorée située en haut à droite.
Choisissez si les données HelloAsso peuvent remplacer celles de B-Asso
Une fois les correspondances configurées, vous pouvez choisir si les informations reçues depuis HelloAsso peuvent écraser les données déjà présentes dans B-Asso.
Ce réglage peut être activé ou désactivé depuis les options de la page HelloAsso.
Activez cette option uniquement si vous souhaitez que les informations provenant d’HelloAsso puissent remplacer les informations correspondantes déjà enregistrées dans B-Asso.
Vos champs HelloAsso sont maintenant associés à B-Asso
B-Asso peut désormais utiliser les correspondances définies pour traiter les informations reçues depuis vos formulaires HelloAsso et les associer aux fiches concernées.
Découvrez les autres tutoriels HelloAsso
Retrouvez nos guides pour connecter HelloAsso à B-Asso et automatiser le traitement de vos adhésions et de vos données.
