Comment gérer les cotisations par pôles ?
Découvrez comment préparer, initialiser et saisir vos cotisations lorsque votre association utilise la gestion par pôles dans B-Asso.
Deux situations possibles
La gestion des cotisations peut être effectuée par un utilisateur rattaché à un seul pôle ou par un utilisateur disposant des droits nécessaires pour gérer plusieurs pôles.
Dans les deux cas, la préparation des adhérents et des cotisations reste une étape essentielle avant de commencer les saisies.
Préparez vos cotisations dans le bon ordre
Avant de créer vos cotisations, assurez-vous d’avoir correctement préparé les différentes informations nécessaires dans B-Asso.
Nous vous recommandons de respecter l’ordre suivant :
- Mettre à jour les types d’adhérents
- Mettre à jour la liste des adhérents
- Créer une période de cotisation commune à tous les pôles
- Configurer vos sections, avec ou sans rattachement à un pôle
- Gérer les foyers si nécessaire
- Créer les cotisations
Important : la gestion des adhérents reste commune à tous les pôles. Une même liste d’adhérents est donc utilisée par l’ensemble de l’association.
Comprendre le bouton « Initialiser »
Le bouton Initialiser, situé sous la liste des cotisations, permet de gagner un temps considérable lors de la création des cotisations.
En un seul clic, B-Asso peut créer une cotisation personnalisée pour chaque adhérent concerné, en fonction des paramètres définis lors des étapes précédentes.
L’initialisation peut être particulièrement utile pour les associations qui gèrent un nombre important d’adhérents : B-Asso génère automatiquement les cotisations à partir des informations déjà configurées.
Vérifiez la liste des adhérents avant l’initialisation
En gestion par pôles, la mise à jour de la liste des adhérents devient particulièrement importante lorsque vous utilisez le bouton Initialiser.
En effet, que vous soyez en gestion globale ou en gestion par pôles, l’initialisation crée les cotisations à partir des adhérents actifs présents dans la liste.
Avant de cliquer sur Initialiser, vérifiez toujours que la liste des adhérents actifs correspond bien aux personnes pour lesquelles vous souhaitez générer les cotisations.
Coordonnez l’initialisation entre les différents pôles
Prenons l’exemple d’une association disposant d’un pôle A et d’un pôle B.
Vous pouvez avoir préparé votre liste d’adhérents pour initialiser les cotisations du pôle A. Mais cette même liste ne correspond pas nécessairement aux adhérents qui doivent recevoir une cotisation dans le pôle B.
Les adhérents inscrits aux activités du pôle A peuvent en effet être différents de ceux inscrits aux activités du pôle B.
Avant d’initialiser les cotisations d’un autre pôle, contrôlez et mettez à jour la liste des adhérents actifs afin qu’elle corresponde aux cotisations que vous souhaitez générer pour ce pôle.
Si plusieurs responsables gèrent différents pôles, il est donc important de coordonner l’initialisation des cotisations entre les différentes équipes.
Ajoutez les nouvelles cotisations individuellement
Une fois l’initialisation principale terminée pour votre pôle, vous n’avez pas besoin de relancer systématiquement l’initialisation pour chaque nouvel adhérent.
Les nouvelles cotisations peuvent ensuite être ajoutées individuellement depuis le pôle concerné à l’aide du bouton Nouveau.
Utilisez l’initialisation pour créer rapidement les cotisations en début de période, puis le bouton Nouveau pour ajouter les cotisations au fur et à mesure des nouvelles inscriptions.
Les bonnes pratiques pour vos cotisations par pôles
La gestion des cotisations par pôles reste simple à condition de bien préparer les données avant chaque initialisation.
- Les adhérents sont communs à l’ensemble des pôles.
- Vérifiez la liste des adhérents actifs avant d’utiliser le bouton Initialiser.
- Coordonnez les initialisations lorsque plusieurs pôles utilisent la même liste d’adhérents.
- Une fois l’initialisation terminée, utilisez le bouton Nouveau pour les inscriptions suivantes.
Une liste d’adhérents correctement préparée est la clé pour initialiser rapidement et correctement les cotisations de chaque pôle.
Vous êtes prêt à gérer vos cotisations
Préparez vos adhérents, initialisez les cotisations du pôle concerné puis ajoutez facilement les nouvelles inscriptions au fur et à mesure.
Poursuivez votre découverte de la gestion par pôles
Retrouvez les autres tutoriels B-Asso pour organiser vos pôles, gérer vos adhérents et configurer les différentes fonctionnalités de votre association.
