Quelles incidences sur vos saisies ?
Découvrez ce qui change dans l’affichage et l’accès à vos saisies lorsque vous passez d’une gestion globale à une gestion par pôles, ou inversement.
Trois situations possibles
Selon la configuration de votre association et les droits attribués à votre utilisateur, vous pouvez vous retrouver dans l’une des trois situations suivantes :
- Gestion globale
- Gestion par pôles avec accès à tous les pôles
- Gestion par pôles avec accès à un seul pôle
Vos données restent conservées dans B-Asso. C’est principalement leur visibilité qui varie selon le mode de gestion et les droits d’accès de l’utilisateur.
Gestion globale
La gestion globale correspond au fonctionnement classique de B-Asso. Elle est proposée par défaut et permet à l’association de gérer l’ensemble de ses activités depuis un même espace.
Dans cette configuration, les pôles ne sont pas affichés dans les différents écrans et états. Vous accédez directement à l’ensemble des saisies disponibles.
Cela reste valable si certaines données ont précédemment été enregistrées lorsque la gestion par pôles était activée.
Le retour à une gestion globale ne supprime aucune donnée. Vous retrouvez l’ensemble des saisies auxquelles vous avez accès.
Gestion par pôles avec accès à tous les pôles
Lorsqu’un utilisateur dispose d’un accès à tous les pôles, il conserve une vision d’ensemble des saisies.
Il peut consulter les données enregistrées dans les différents pôles, mais également celles qui ont été créées auparavant dans le cadre d’une gestion globale.
La différence principale réside dans la possibilité de filtrer les données par pôle.
- Afficher l’ensemble des saisies
- Afficher uniquement les données d’un pôle
- Passer facilement d’un pôle à l’autre
Cette configuration permet de conserver une vision globale tout en bénéficiant des filtres et de l’organisation apportés par la gestion par pôles.
Gestion par pôles avec accès à un seul pôle
La situation est différente lorsqu’un utilisateur est affecté à un seul pôle.
Dans ce cas, il accède uniquement aux saisies rattachées au pôle qui lui a été attribué.
Lorsqu’une nouvelle saisie est effectuée depuis ce pôle, elle lui est automatiquement rattachée.
Un utilisateur limité à un seul pôle ne voit donc pas automatiquement les données appartenant aux autres pôles.
Qu’en est-il des anciennes saisies ?
Lorsque vous passez d’une gestion globale à une gestion par pôles, certaines saisies peuvent avoir été enregistrées avant la mise en place des pôles.
Ces données existent toujours dans B-Asso, mais un utilisateur limité à un seul pôle ne pourra les consulter que si elles ont été rattachées à son pôle.
Il en va de même pour les saisies effectuées en dehors de la gestion spécifique de ce pôle.
Si vous passez d’une gestion globale à une gestion par pôles, pensez à vérifier le rattachement de vos anciennes saisies afin qu’elles soient visibles par les utilisateurs concernés.
Vos données restent conservées
Le passage d’une gestion globale à une gestion par pôles, ou l’opération inverse, n’entraîne pas la suppression de vos saisies.
Ce qui change est essentiellement la manière dont les données sont organisées et accessibles :
- Gestion globale : accès à l’ensemble des saisies.
- Gestion par pôles avec accès à tous les pôles : accès à l’ensemble des saisies avec possibilité de filtrer par pôle.
- Gestion par pôles avec accès à un seul pôle : accès aux saisies rattachées au pôle attribué.
La gestion par pôles agit donc principalement sur l’organisation et la visibilité des données, et non sur leur conservation.
Passez d’un mode de gestion à l’autre sereinement
Vos saisies restent conservées dans B-Asso. Veillez simplement au rattachement des données aux bons pôles lorsque certains utilisateurs disposent d’un accès limité.
Poursuivez votre découverte de la gestion par pôles
Retrouvez les autres tutoriels B-Asso pour configurer vos pôles, organiser vos données et gérer précisément les droits de vos utilisateurs.
