Comment organiser son association par pôles dans B-Asso ?

Dans une gestion globale, une ou plusieurs personnes administrent l’ensemble des activités de l’association depuis un même espace.

Elles peuvent gérer les cotisations, la comptabilité, les activités, les documents et les communications de toutes les sections.

Avec la gestion par pôles, chaque activité ou sous-ensemble de l’association peut devenir une entité autonome.

• Chaque pôle gère ses propres cotisations
• Chaque pôle peut suivre sa propre comptabilité
• Chaque pôle organise ses propres activités
• Chaque pôle accède uniquement à ses données
• Les autres pôles restent indépendants
• L’association conserve une vue d’ensemble

La gestion par pôles ajoute un niveau hiérarchique supplémentaire dans l’organisation de votre association.

B-Asso utilise plusieurs termes pour structurer clairement les activités et les responsabilités.

Association

L’association représente l’entité principale. Elle assure la gestion globale et peut consulter l’ensemble des pôles, des secteurs et des sections.

Pôle

Un pôle est une sous-entité ou une activité importante de l’association qui assure sa propre gestion.

Il peut regrouper plusieurs secteurs et plusieurs sections.

• Gestion des cotisations
• Gestion des adhérents
• Gestion des activités
• Gestion des courriers
• Gestion comptable
• Gestion des documents

Secteur

Un secteur permet de regrouper plusieurs sections de même type à l’intérieur d’un pôle.

Il sert principalement à clarifier l’organisation lorsque le nombre de sections devient important.

Section

Une section permet de regrouper des adhérents autour d’une activité régulière et sur une période déterminée.

Cette période est appelée dans B-Asso « Période de cotisation ».

Une section peut par exemple correspondre à :

• Un cours de danse annuel
• Une activité de sculpture
• Une activité sportive
• Un atelier créatif

Activité ponctuelle

Une activité ponctuelle correspond à un événement organisé sur une période limitée, comme un loto, un voyage, une kermesse ou un repas dansant.

Elle peut être utilisée dans les écritures comptables afin d’obtenir un suivi financier ou un bilan spécifique.

Pour répondre à cette question, demandez-vous si plusieurs sous-ensembles ou activités de votre association doivent assurer eux-mêmes leur propre gestion.

Une gestion par pôles peut être pertinente lorsque :

• Chaque activité possède ses propres responsables
• Les équipes doivent accéder uniquement à leurs données
• Chaque activité suit ses propres cotisations
• Chaque activité possède son propre budget
• La comptabilité doit être suivie séparément
• L’association souhaite conserver une vision globale

Il est possible de passer d’une gestion globale à une gestion par pôles, ou de revenir à une gestion globale.

Pour faciliter la transition, il est toutefois préférable d’effectuer ce changement au début d’une nouvelle saison, d’une période de cotisation ou d’un exercice comptable.

Prenons l’exemple d’une association de type maison pour tous ou comité des fêtes proposant plusieurs activités permanentes :

• Atelier créatif
• Couture
• Danse
• Yoga

Dans une gestion globale, l’association crée généralement une section pour chaque activité et chaque période de cotisation.

Par exemple :

• Atelier créatif 2026
• Couture 2026
• Danse 2026
• Yoga 2026

Dans une organisation par pôles, chaque activité principale peut devenir un pôle autonome :

• Pôle Atelier créatif
• Pôle Couture
• Pôle Danse
• Pôle Yoga

Chaque pôle gère ensuite ses propres sections, ses cotisations, ses adhérents et sa comptabilité.

Prenons l’exemple d’une association proposant plusieurs disciplines sportives :

• Badminton
• Basket
• Tir à l’arc
• Football

Dans une gestion globale, l’association doit souvent créer une section pour chaque sport et chaque catégorie de pratiquants.

Par exemple :

• Badminton – Jeunes
• Badminton – Adultes
• Badminton – Séniors
• Basket – U12/U13
• Basket – U16/U17
• Football – Adultes

Avec une gestion par pôles, chaque discipline sportive devient un pôle :

• Pôle Badminton
• Pôle Basket
• Pôle Tir à l’arc
• Pôle Football

Chaque pôle gère uniquement les sections qui le concernent. Le pôle Badminton peut par exemple gérer les sections Jeunes, Adultes et Séniors.

Des secteurs peuvent être ajoutés pour mieux organiser les différentes catégories.

Les associations de type MJC ou office municipal des sports proposent généralement un grand nombre d’activités regroupées par thème.

Dans ce type d’organisation, la gestion par pôles est particulièrement adaptée.

Les pôles peuvent par exemple correspondre à de grandes familles d’activités :

• Culture et loisirs
• Sports collectifs
• Sports individuels
• Arts et création
• Langues et apprentissage
• Danse et expression corporelle

Chaque pôle peut regrouper plusieurs secteurs, eux-mêmes composés de différentes sections.

Par exemple, un pôle Arts et création pourrait contenir les secteurs suivants :

• Arts manuels
• Arts plastiques
• Couture et textile
• Sculpture

Avant d’activer la gestion par pôles, prenez le temps de représenter l’organisation actuelle de votre association.

Identifiez ensuite :

• Les activités réellement autonomes
• Les responsables de chaque activité
• Les données qui doivent rester séparées
• Les éléments qui doivent être partagés
• Les droits d’accès nécessaires
• Les besoins de suivi comptable

Positionnez les pôles à un niveau suffisamment large pour simplifier la gestion, sans créer un trop grand nombre de petites entités difficiles à administrer.

L’offre standard permet de gérer jusqu’à dix pôles.

Si votre organisation nécessite davantage de pôles, contactez l’équipe B-Asso afin d’étudier la solution la plus adaptée à vos besoins.

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