Comment ajouter un utilisateur dans B-Asso ?
Découvrez comment créer un nouvel utilisateur, définir ses identifiants, personnaliser ses droits d’accès et choisir sa page d’accueil dans B-Asso.
Pourquoi créer plusieurs utilisateurs ?
La création de plusieurs utilisateurs permet à chaque membre de l’équipe de disposer de ses propres identifiants de connexion.
Vous pouvez ensuite personnaliser précisément les droits de chaque utilisateur selon ses missions dans l’association.
Accédez à la rubrique Utilisateurs
Dans le menu principal de B-Asso, ouvrez la rubrique « Association » puis cliquez sur « Utilisateurs ».
Cliquez ensuite sur le bouton « Nouveau » afin de créer un nouvel utilisateur.
Renseignez les informations du nouvel utilisateur
Renseignez tout d'abord un identifiant de connexion. Ce champ est obligatoire pour créer un utilisateur.
Vous pouvez également compléter son nom et son prénom. Ces informations sont facultatives mais permettent d'identifier plus facilement les différents utilisateurs.
Il est fortement recommandé de renseigner une adresse e-mail. Celle-ci permettra notamment d'envoyer les identifiants de connexion et facilitera la création d'un nouveau mot de passe en cas d'oubli.
Vous pouvez saisir vous-même le mot de passe ou en générer un automatiquement en cliquant sur « Générer un mot de passe ».
Les mots de passe sont chiffrés et ne sont jamais stockés en clair. Il n'est donc pas possible d'afficher ou de modifier un mot de passe existant. En cas d'oubli, il suffit d'en générer un nouveau.
Chaque identifiant doit être unique. Si un identifiant existe déjà, vous devrez en choisir un autre avant de pouvoir créer l'utilisateur.
Définissez les droits d'accès de l'utilisateur
Vous pouvez personnaliser les droits d'accès de chaque utilisateur en fonction de son rôle au sein de votre association.
Dans un premier temps, définissez les autorisations pour les grandes rubriques du logiciel. Par exemple, vous pouvez lui accorder :
- Un droit de saisie dans la rubrique Association.
- Un droit de consultation dans la rubrique Adhérents.
- Aucun accès à la rubrique Comptabilité.
- Un accès complet à la rubrique Secrétariat.
Les droits sont attribués simplement en cochant les cases du tableau.
Vous pouvez ensuite affiner ces autorisations à l'intérieur de chaque rubrique. Par exemple, dans Comptabilité, il est possible de donner accès uniquement au Budget, sans autoriser l'accès au Plan comptable, ou encore de limiter certains modules à la simple consultation.
Accordez uniquement les droits nécessaires à chaque utilisateur. Une gestion précise des accès renforce la sécurité et limite les risques de modification involontaire des données.
Choisissez la page d’accueil de l’utilisateur
Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir un module d’accueil ainsi qu’un sous-module d’accueil.
Par exemple, si un utilisateur travaille principalement dans la rubrique comptabilité, vous pouvez définir cette rubrique comme page d’accueil.
Lors de sa connexion, il arrivera directement sur la page correspondant à son activité principale.
Autorisez ou non la gestion des utilisateurs
Vous pouvez décider si le nouvel utilisateur est autorisé à créer et à gérer d’autres utilisateurs.
En règle générale, il est conseillé de réserver ce droit à une ou deux personnes responsables.
Les autres utilisateurs ne devraient pas avoir accès à la gestion des comptes utilisateurs, sauf nécessité particulière.
Limiter ce droit permet d’éviter la création non contrôlée de comptes ou la modification accidentelle des accès.
Envoyez les identifiants par e-mail
Après avoir renseigné les coordonnées de l’utilisateur, vous pouvez activer l’option permettant de lui envoyer ses identifiants de connexion par e-mail.
Dès que le compte est créé, l’utilisateur reçoit directement les informations nécessaires pour se connecter à B-Asso.
Vérifiez soigneusement l’adresse e-mail renseignée avant de créer le compte afin que les identifiants soient envoyés à la bonne personne.
Consultez les accès de l’utilisateur
Une fois l’utilisateur créé, sélectionnez-le dans la liste des utilisateurs.
Ses différents droits d’accès apparaissent alors dans la partie inférieure de la page.
Vous pouvez ainsi vérifier rapidement les rubriques et fonctions auxquelles il est autorisé à accéder.
Le nouvel utilisateur peut accéder à B-Asso
Son compte est créé, ses droits sont configurés et sa page d’accueil est adaptée à ses missions dans l’association.
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